Prospectietrip Malta

Toen we begin Juni de briefing binnenkregen voor het organiseren van incentive trip voor een 250-tal personen, waar we 100% zeker waren dat er zon zou zijn, begonnen we erop los te brainstormen: Istanbul, Marrakech, Tunesië, Malta,… Zoveel leuke bestemmingen die geschikt bleken te zijn voor deze groep, maar uiteindelijk werden de klant zowel als wij verliefd op het idee om met deze grote groep richting Malta te trekken. 

Malta een eiland met zoveel diversiteit op zo een kleine oppervlakte, een bestemming waar we makkelijk van Noord tot Zuid kunnen reizen, van Oost tot West en dit alles op 1 dag. Een locatie waar watersporten, cultuur, avontuur en lui lekker niks doen hand in hand gaan en waarbij we gedurende onze 4-daagse trip ook nog de mogelijkheid hebben om een ander eiland, Gozo, te bezoeken = een absolute voltreffer! Malta it was! 

We stelden een gevarieerd 4-daags programma op met een mix van cultuur, avontuur, animatie,… Het ging van een treasure hunt doorheen het historische valetta tot een echte speedboatrace in Miami Vice style over de Middellandse zee met als hoogtepunt een bezoek aan de prachtige Blue Lagoon. Een spannende 4x4-tocht doorheen het traditionele Gozo, langs de prachtige zoutvlaktes, tot een heuse maffia-avond, je kan het niet gek genoeg bedenken. Een programma waarbij de deelnemers zich geen seconde zouden vervelen!

Omdat wij volledig achter het motto: “Een foto / belevenis, zegt meer dan 1000 woorden!” staan, trokken we in Oktober met de klant richting Malta! We namen de proef op de som en beleefden het volledige programma zoals de gasten dit in 2013 zullen beleven. Speedboattocht over de Middellandse zee, bezoek aan Valetta, 4x4-tocht tot het proeven van verschillende menu’s voor de lunches & diners.
Wat we eerder al wisten werd door deze prospectietrip enkel en alleen maar bevestigd! Malta is DE geschikte locatie om een trip te organiseren voor zulk een groep. De mensen zijn er zeer vriendelijk, flexibel en commercieel. 3 eigenschappen die wij als bureau ten zeerste appreciëren bij onze partners! We zijn ervan overtuigd dat Malta een stukje Europa is dat voor veel mensen nog onbekend terrein is, maar voor Way2events heeft deze prachtige bestemming GEEN geheimen meer! 

Champagne

Soms lijken briefings alleen maar simpel.... Of hoe kan je mensen die zowel privé als professioneel reeds verschillende incentives hebben mogen beleven, verrassen met een trip naar  Reims... 

 

Na de brainstorming intern en overleg met de klant werd gekozen om het gastronomisch 'top' te houden alsook om een groot champagnehuis te combineren met een klein huis. Diner en overnachting in een relais chateau en als afsluiter een lunch in een sterrenrestaurant. 

Na 2 prospectietrips was iedereen overtuigd dat het een schot in de roos zou zijn.  Om alle klanten de kans te geven om in te schrijven, werden er 4 weekends gekozen en opstapplaatsen tussen Luik en Aalst. Vanaf vertrek werden de klanten ondergedompeld in de bubbels, keuze uit 2 merken. Er was een mooi lunchpakket voorzien zodat we Reims met gevulde maag bereikten. 

Daar aangekomen was de eerste stop een bedrijfsbezoek gevolgd door de Belgisch trots Vrancken-Pomery. Na een bezoek aan de kelders en een tasting werd koers gezet naar een prachtig Chateau in de buurt van Reims. Daar wederom een welkomsdrankje en een vlotte check-in. De klanten kregen dan de tijd om te genieten van een warm bad of douche of vervolgens aan te schuiven voor een prachtig diner. De volgende morgen werd koers gezet naar de Marne vallei om daar een lokale champagne boer te bezoeken. 

Een geweldige ervaring zelfs voor de kenners onder ons, want wie kan vertellen dat hij een rondleiding kreeg van de achterkleinzoon  (4de generatie) van het huis?

Afgesloten werd de trip met een lunch in een Michelin sterren zaak zodat iedereen er een heerlijke trip had opzitten.

Genodigden supertevreden, klant tevreden, dus wij ook content !

Omwille van discretie worden geen namen vrijgegeven in bovenstaande tekst deze kunnen op aanvraag verkregen worden. Ook het communicatieplan rond deze incentive werd intern verzorgd.  

The Sappi Royal Challenge

In oktober stond Way2events in voor de organisatie van de Sappi Royal Challenge. Dit was een fietsevent in Nijmegen. Sappi daagde klanten / drukkerijen uit om deel te nemen aan deze challenge. Iedere klant mocht een team samenstellen van 4 collega's. Degene met de snelste tijd over een parcours van 66km won de challenge, maar ook 10 ton Sappi Royal papier!

De aanloop van het evenement was een mailing naar alle drukkerijen via onze custom website voor dit event (www.sappiroyalchallenge.com). Hier konden alle deelnemers de nodige info bezorgen, ze een trainingsschema geven. Maar dit was vooral een registratie-tool. Ieder team was verplicht zich online te registeren. Zo konden op een zeer snelle en efficiënte manier alle gegevens van de deelnemers verzamelen. We hadden zelfs een optie voorzien om een racefiets te huren, inclusief helm. Daarnaast verzamelden we gegevens zoals namen, bedrijfsnaam, en shirt-maat.

Op 13 oktober was het verzamelen geblazen voor Way2events en alle medewerkers van de Sappi Royal Challenge. Het beloofde een spannende dag te worden. Het centrale punt van deze dag was het Sanadome hotel in Nijmegen. Deze locatie kon ons de perfecte locatie geven om de start en finish te voorzien.

Het was voorzien dat de klanten zouden aankomen rond 12u30. We hadden met andere woorden de hele ochtend en voormiddag om alles in gereedheid te brengen voor deze race. Aan het hotel werd een opblaasboog geplaatst met de nodige branding, met dan ook nadarhekken voor en na deze boog om een echte finish zone in te richten. Daarnaast plaatsten we aan het hotel een 'fietsenparking'. Hier konden alle deelnemers hun racefiets en persoonlijke spullen achterlaten, uiteraard onder het waakzame oog van onze security.

Daarna kon men inchecken in het restaurant in het hotel, dat direct aan de start/finish-zone lag. Bij deze check in kreeg iedere deelnemer een bidon, een shirt, 2 fietslampjes, en nog wat leuke gadgets van Sappi in een goodiebag. Na een klein hapje en drankje was het tijd voor de briefing. Deze werd gegeven door Marc Wauters (Ploegleider Lotto Belisol). Hij gaf een introductie tot het parcours, duidde de gevaarlijke punten aan, alsook de bevoorrading.

Na deze briefing was het hoog tijd voor de teams om in actie te schieten. Iedere 2 minuten vertrok een team dat was uitgerust met een GPS tracker. Deze zorgde voor de tijdsregistratie maar ook voor een controle via een live feed op een kaartje. Halverwege het parcours was er een bevoorrading waar men de drinkbussen kon bijvullen en wat extra proviand meenemen voor de laatste helft van de race. Terwijl de teams op pad waren om, rond en in Nijmegen konden de Sappi medewerkers en supporters de teams volgen via de live feed op groot scherm! Rond 16u30 was het zover, het eerste team had de finish in zicht! Ondanks de (stort)regen die was beginnen te vallen werd er erg hard gereden door de deelnemers. Maar wie was de snelste?

Eerst was het tijd om terug op te warmen met een warme douche en een aperitiefje. Toen alle teams weer aanwezig waren in het restaurant, was het na een korte speech tijd voor een heerlijke Barbecue. De perfecte afsluiter van een spannend event. Maar wie had er gewonnen? Na het dessert was het zover: de prijsuitreiking. Marc Wauters had het privilege om de prijzen uit te reiken. Het Rototeam won de challenge met een gemiddelde van +/- 40km/u. Een zeer sterke prestatie en een prachtige winnaar van een geslaagd event!

Iedere deelnemer kreeg +/- 1 maand na het event een fietspompje toegestuurd als aandenken van deze dag. Een handig aandenken wat leuke herinneringen naar boven zal brengen! Ondertussen zijn we al begonnen met de volgende editie in te plannen in 2013! We kijken al weer uit naar een prachtig event in Nijmegen!