Al sinds 2007 werken we met 1 finalist samen om voor hun businessklanten een hospitality event rond de finale van de Beker van België op poten te zetten. Dit jaar viel de keuze op Standard Luik. Na veel lobbywerk, locatiebezoeken, afspraken met cateraars, enz. werd paleis 10 op de Heizel uitverkozen in combinatie met de 3 “huiscateraars” van Standard Luik (Les Cours, Paulus en Loriers). Bedoeling was om minstens 400 genodigden een onvergetelijke finaledag te bezorgen. Na wat brainstormen en met onze ervaring waren er een aantal zaken onmisbaar : ex-vedetten & gastspreker, animatie, aandenken, foto animatie, jazz-band voor tijdens de receptie, enz… Daar we maar 6 weken hadden om alles in orde te brengen, gaande van inschrijvingsformulieren versturen tot ontvangst van de eerste klant werden alle hens aan dek geroepen.
Nadat we de inschrijvingsformulieren en het progamma vastlegden, stuurde Standard Luik deze naar al zijn businessklanten. De dag nadien kwamen de eerste boekingen binnen. De rollercoaster van facturatie opmaken, programma’s sturen, parkingkaarten opsturen, tafelindeling maken, layers met logo, enz. kon van start gaan. Uiteindelijk bleek de belangstelling overweldigend: met 850 deelnemers moesten we eind april de inschrijvingen reeds stopzetten m.a.w. een full-house op 21 mei werd verwacht.
Dankzij een poststaking van 1.5 week die inging op 13 mei werden de laatste documenten door een eigen koerier ten landen rondgebracht. Alles was klaar om op 20 mei met de opbouw te starten…. Licht – geluid & podium installeren was de eerste opdracht. Zaterdagmorgen om 8u startten we dan met de aankleding van de zaal : planten, paravents, tafels en stoelen, banners met de successen in de vorige bekerfinales, check-in desk, parkingwegwijzers, enz.
Om 17u stond het team van 30 medewerkers en 70 cateringmedewerkers paraat om de 850 vips te ontvangen. Doors open @ 17.30u en op minder dan 20 minuten waren 850 mensen de check-ins gepasseerd, een ware toptijd waar Usain Bolt jaloers op zou zijn! De animatie met steltlopers, jongleurs, jazz-band en foto-animatie mochten op succes rekenen net als de champagne ! Toen iedereen vlot aan tafel zat, mochten ook onze vedetten Guy Vandersmissen en Jos Daerden hun opwachting maken onder deskundige leiding van Alex Charlier. Na het dessert en het omhangen van de finalesjaal trok de stoet vips naar hun plaatsen in een zonovergoten Koning Boudewijnstadion. Na de 2-0 door Jellleeeeeeee barstte het feest los, dat na het eindsignaal door een 600-tal vips werd verder gezet in Paleis 10. Een 250-tal vertrok dadelijk naar Luik om zich daar in het feestgedruis te storten.
Geen opmerkingen:
Een reactie posten