Financieel Seminarie: 19 mei 2011

De aanloop naar de vakantiemaanden Juli en Augustus is vaak het uitgelezen moment om alles even op een rijtje te zetten en het eerste halfjaar even te evalueren.

Op 19 mei 2011 organiseerden we dan ook voor een de grootste spelers uit de banksector op de Belgische markt een financieel seminarie.

Een locatie vinden in de maand Mei, in hartje Brussel met maar liefst 8 break-out ruimtes & 2 plenaire ruimtes voor 200 personen bleek niet zo evident te zijn. Tot we op het schitterend idee kwamen om het seminarie te laten plaatsvinden in De Beurs in Brussel. Conceptueel konden we voor ons Financieel Seminarie niet beter zitten, daarenboven is het een prachtig historisch gebouw en gelegen te midden in het centrum van Brussel. Er werd dan ook niet langer getwijfeld, De Beurs it would be!

Meer dan 200 personen van de Finance afdeling maakten hun opwachting. 200 personen op een kleine kwartiertje door de incheck om 9u00 ’s morgens pal in het centrum van Brussel? Gelukkig strooide de ochtendspits geen roet in het eten en verliep de ochtend zeer vlot .

Na een gezellig ontbijtontvangst kon de dag echt van start gaan. We staken van wal met een plenaire sessie in het prachtige atrium van De Beurs, het verloop van de dag werd er toegelicht en er werd de gasten gevraagd om een evaluatie van het laatste jaar op te maken. Allen kregen ze groene & rode klevertjes waarmee ze hun mening over de werking van het bedrijf mochten duidelijk maken.

Een aantal koffietjes en cakejes later was het tijd voor het echte werk. De groep werd verdeeld in 8 kleinere groepjes en namen allemaal deel aan specifieke workshops. De sfeer zat er goed in en iedereen nam graag deel aan wat later zeer leerrijke en efficiënte workshops bleken te zijn.

Namiddag was het tijd voor ontspanning. Naar dit moment had iedereen uitgekeken, weken vol spanning hebben ze gespeculeerd over de mysterieuze namiddagactiviteit, waar door de organisatie geen woord over gelost werd. Een spannende briefing gaf de aanzet tot een nog spannender kat & muisspel: “ The Target “. De groepjes werden verdeeld in teams van misdadigers en politie-agenten.

Door de straten van Brussel centrum gingen de misdadigers op zoek naar plaatsen waar ze een misdaad konden uitvoeren, maar opgelet, op het moment dat de misdaad uitgevoerd werd, kregen de agenten een signaal van waar de misdadiger zich bevond!

Tijd voor de organisatie om het atrium klaar te maken voor het afsluitende diner. Stoelen gingen aan de kant, presentatieschermen werden afgebroken, nieuwe tafels en stoelen werden geplaatst, buffetten opgesteld, … De zaal werd in een mum van tijd omgetoverd voor het afsluitende diner.

Om 18u00 waren we er weer helemaal klaar voor, de gasten werden uitgenodigd aan tafel voor een welverdiend diner om duimen en vingers van af te likken.

De kers op de taart na een goedgevulde dag!

Van Luxe tot ‘back to basics’. 23, 24 & 25 mei 2011

Wat in het begin een vreemd concept leek, bleek uit te bloeien tot een prachtige formule. Onze klant verzamelde een 40-tal medewerkers om hun financieel beleid op punt te stellen. Het ging hier over een uitgebreid internationaal gezelschap.

Plaats van afspraak was het hotel in Waterloo. Aangezien de genodigden verspreid aankwamen omwille van de verschillende vluchturen, kon iedereen heel rustig inchecken. Als extra verrassing kon iedereen een jas, met het bedrijfslogo, vinden in zijn kamer als aandenken van deze meeting.

Maar deze finance meeting was niet enkel een plezier-uitstapje. Dus na de lunch gingen de meetings en presentaties van start. Na de laatste meeting van dag 1 nodigden we de groep uit op de binnenkoer van het hotel voor een bier-tasting. Zo kon het internationale gezelschap kennismaken met de Belgische bieren. Van de zure Geuze tot de heerlijke Chimay… . Maar we zijn nog een stapje verder gegaan. Na de workshop schoven we aan tafel voor het diner. De groep kreeg een biermenu voorgeschoteld. De bieren die ze daarnet hadden kunnen proeven waren plots verwerkt in enkele heerlijke gerechten. Alvast een smakelijke start van geslaagd weekend!

Dag 2 begon , na het ontbijt en check-out, met een voormiddag vol meetings. Na alle meetings en presentaties was het hoog tijd voor ontspanning. Iedereen kreeg een lunchpakket mee voor op de bus of in de auto. Er werd koers gezet richting … DURBUY! Hier maakten we de overgang van een luxehotel naar een gezellige chalet centraal in de Ardennen.

Bij aankomst alweer een verrassing : deze keer lag er badhanddoek op iedere deelnemer te wachten, met ook hier het bedrijfslogo op geborduurd. En die zouden enkelen ook zeker nodig gaan hebben.

Men kon kiezen tussen een rustig of een actief programma tijdens die namiddag. Het merendeel koos voor de rustige aanpak. Zij gingen downhill richting het vertrekpunt van hun Quadtocht. Helaas was er geen modder te bespeuren … omwille van het prachtige, en warme weer! Gelukkig kon deze groep na de Quadtocht afkoelen tijdens een afvaart per Kayak.

Zij die kozen voor een actief programma konden meteen de benen los gooien op een uitdagend mountainbike parcours. Na een uurtje klimmen en dalen ging het enkel nog in stijgende lijn. De beklimming van een heuze rotswand stond op het programma. Om vervolgens af te sluiten met het klauterwerk in een speleologie-grot.

Beide groepen kwamen vermoeid aan bij de gîte, waar ze zich meteen konden opfrissen. Ondertussen had de catering al een prachtige barbecue opgesteld. Het gezelschap was duidelijk aan het genieten van de heerlijke aroma’s, tijdens het aperitief, in de tuin, onder een heerlijke zon. De sfeer kon niet meer stuk, de avond was op een bijzonder gezellige manier ingezet.

Iedereen ontwaakte met de geur van verse koffie en gebakken spek, en onder alweer een stralende zon. Het beloofde een prachtige dag te worden. We hadden enkel nog een workshop gepland in de voormiddag, en een afsluitende lunch. Omdat het weer zo goed was, besloten we tafels en stoelen te verhuizen. Zo kon de workshop, in een ongedwongen sfeer, in de tuin doorgaan. Zoals eerder gezegd sloten we af met een lunch, met ondermeer enkele streekproducten. Daarna nam iedereen afscheid en werd de finance meeting met een voldaan gevoel afgesloten.

Belgische bekerfinale Standard Luik - Westerlo, 21 mei 2011

Al sinds 2007 werken we met 1 finalist samen om voor hun businessklanten een hospitality event rond de finale van de Beker van België op poten te zetten. Dit jaar viel de keuze op Standard Luik. Na veel lobbywerk, locatiebezoeken, afspraken met cateraars, enz. werd paleis 10 op de Heizel uitverkozen in combinatie met de 3 “huiscateraars” van Standard Luik (Les Cours, Paulus en Loriers). Bedoeling was om minstens 400 genodigden een onvergetelijke finaledag te bezorgen. Na wat brainstormen en met onze ervaring waren er een aantal zaken onmisbaar : ex-vedetten & gastspreker, animatie, aandenken, foto animatie, jazz-band voor tijdens de receptie, enz… Daar we maar 6 weken hadden om alles in orde te brengen, gaande van inschrijvingsformulieren versturen tot ontvangst van de eerste klant werden alle hens aan dek geroepen.

Nadat we de inschrijvingsformulieren en het progamma vastlegden, stuurde Standard Luik deze naar al zijn businessklanten. De dag nadien kwamen de eerste boekingen binnen. De rollercoaster van facturatie opmaken, programma’s sturen, parkingkaarten opsturen, tafelindeling maken, layers met logo, enz. kon van start gaan. Uiteindelijk bleek de belangstelling overweldigend: met 850 deelnemers moesten we eind april de inschrijvingen reeds stopzetten m.a.w. een full-house op 21 mei werd verwacht.

Dankzij een poststaking van 1.5 week die inging op 13 mei werden de laatste documenten door een eigen koerier ten landen rondgebracht. Alles was klaar om op 20 mei met de opbouw te starten…. Licht – geluid & podium installeren was de eerste opdracht. Zaterdagmorgen om 8u startten we dan met de aankleding van de zaal : planten, paravents, tafels en stoelen, banners met de successen in de vorige bekerfinales, check-in desk, parkingwegwijzers, enz.

Om 17u stond het team van 30 medewerkers en 70 cateringmedewerkers paraat om de 850 vips te ontvangen. Doors open @ 17.30u en op minder dan 20 minuten waren 850 mensen de check-ins gepasseerd, een ware toptijd waar Usain Bolt jaloers op zou zijn! De animatie met steltlopers, jongleurs, jazz-band en foto-animatie mochten op succes rekenen net als de champagne ! Toen iedereen vlot aan tafel zat, mochten ook onze vedetten Guy Vandersmissen en Jos Daerden hun opwachting maken onder deskundige leiding van Alex Charlier. Na het dessert en het omhangen van de finalesjaal trok de stoet vips naar hun plaatsen in een zonovergoten Koning Boudewijnstadion. Na de 2-0 door Jellleeeeeeee barstte het feest los, dat na het eindsignaal door een 600-tal vips werd verder gezet in Paleis 10. Een 250-tal vertrok dadelijk naar Luik om zich daar in het feestgedruis te storten.

Halve finale Champions League Real Madrid – Barcelona 2011, 27 april 2011

De maand mei is traditioneel de maand dat de prijzen worden uitgedeeld in het voetbal. De maand dat de Champions League , Europa League en de nationale cup-finals worden gespeeld. Een maand dus ook dat het Way2events-team even een tandje moet bijsteken.

Halve finale Champions League Real Madrid – Barcelona

Dat ons werk binnen de Belgische voetbalwereld geapprecieerd wordt, wisten we al langer. Maar toch maakt het onze ploeg blij als we een aanvraag krijgen van een Belgische top 5 club (KRC Genk) die met zijn bestuur en beste partners de wedstrijd Real Madrid – Barcelona wenst bij te wonen. Blij, daar deze mensen zelf reeds een groot aantal events op de eerste rij hebben mogen meemaken dus de uitdaging is des te groter. De eerste opdracht was een wedstrijd kiezen, want omwille van de play-offs waren vele wedstrijden uitgesloten wegens “zelf spelen”. Uiteindelijk viel de keuze op “el classico”, een halve finale tussen Ronaldo en Messi of José en Pep m.a.w. Real Madrid – Barcelona.

In de vroege ochtend verzamelden we op Brussels Airport om van daaruit de trip aan te vatten. Iedereen was op post. Na de nodige formaliteiten, een eerste kennismaking en een vlotte vlucht, werd er koers gezet naar het prachtige terras van Melia ME Madrid. Pal in het centrum en met een adembenemend uitzicht op de stad werd er genoten van een heerlijke maaltijd en dito champagne. Nadien een kort bezoekje aan de stad om te eindigen op een zonovergoten terras met uitzicht op het Koninklijke paleis. Na een vlotte check-in werd er koersgezet naar het stadion om daar te genieten van een vip treatment met plaatsen op rij 7, je kon het gras werkelijk ruiken. Voor de meeste van de gasten was dit toch een “once in a life time “ ervaring dus de nodige foto’s en filmpjes mochten niet ontbreken. Na een magistrale show van Messi eeehhhh Barcelona werden we op wandelafstand van het stadion verwacht voor een heerlijk diner.

Dag 2 was er voor de city liefhebbers een wandeling voorzien onder deskundige leiding van een Nederlandse gids. ‘s middags sloot de groep in stijl af in een prachtige kerk omgevormd tot restaurant. KRC Genk beloonde zo zijn trouwe partners en er werden al plannen gesmeed om in het seizoen 2011-2012 terug langs te komen…. om er Champions League te spelen i.p.v. te kijken weliswaar !