woensdag 18 augustus 2010

Champions League: Dynamo Kiev in Gent



Amper een week later zorgden Way2events ervoor dat ook de hele delegatie van Dynamo Kiev het naar zijn zin had in ons eigen Gent. Een makkie zou je denken, maar het tegendeel bleek waar te zijn!

De officiële delegatie van 45 personen werd vergezeld door maar liefst 50 journalisten en 31 sponsors. Een hele uitdaging om deze groep lastminute onder te brengen in 2 Gentse hotels, 1 voor de spelers en 1 voor de journalisten en sponsors. Dat ze daarnaast zeer veeleisend waren, is wel het minste dat je kan zeggen!

Enkele voorbeelden: alle spelerskamers op hetzelfde verdiep en aan de rustigste kant van het hotel, steeds vers fruit en water op de kamer, vers geperste fruitsappen bij de maaltijden, 2 massagekamers met voldoende liters water, handdoeken en lakens, maaltijden die zonder enige afwijking aan hun eisen moeten voldoen, 5 bussen aangevuld met 2 limo’s die permanent ter beschikking moesten staan,…


Voor sterspelers als Shevchenko wordt geen enkele moeite bespaard. De dag voor aankomst werden beide hotels aan een laatste inspectieronde onderworpen en werd de volledige staff uitgebreid gebrieft. Is de suite voor de coach ruim genoeg? Zijn de bedden niet te hard? Is er niet te veel lawaai op de kamers? Zijn de minibars leeg? Is de lunchruimte groot genoeg? Waar stoppen de bussen? Is de massagekamer in orde? In welk park kunnen ze stretchen? … Alles werd gecheckt, gecheckt en nog eens gecheckt!

Op 3 augustus rond de middag zou hun charter landen in Oostende. Iedereen op post: politiebegeleiding, bussen, onze medewerkers,… om alles zo vlot mogelijk te laten verlopen. Met een uur vertraging kwamen ze eindelijk toe. Er werd nog even meegedeeld dat de spelersbus geen meter achteruit mag rijden wanneer er iemand in zit. En al gauw kregen we ook te horen dat de vrouwelijke buschauffeur van de spelersbus niet gewenst was. Eén transfer heeft zij mogen doen, hoewel ze de meest ervaren chauffeur van het bedrijf is. Er moest en zou een man met de spelersbus rijden, uiteraard omwille van hun bijgeloof.


Onze flexibele houding werd op de proef gesteld: transfers werden veranderd, er werden kamers bijgeboekt en geannuleerd, maaltijden werden geschrapt,… Maar alles verliep zoals Dynamo Kiev het wou of zeg maar eiste.

De Buffalo’s konden niet voor een sportieve verrassing zorgen. Zij komen nu terecht in de Europa League. Wij zijn op onze beurt ongetwijfeld klaar om de gemiddelde Belgische CEO te verwelkomen na ontvangst van deze sterspelers!

Champions League: KAA Gent in Kiev

Het nieuwe voetbalseizoen is gestart en dus draait ook de Champions League weer op volle toeren. Als officiële reispartner van KAA Gent, volgt Way2events het Europese voetbal op de voet. Op een tropische vrijdagmiddag, 16 juli, werd de tegenstander van KAA Gent geloot. Het waren niet Ajax, Fenerbahçe, FC Porto of Sint-Petersburg die uit de urne kwamen, maar wel een geduchte tegenstander met de naam Dynamo Kiev.

Voorbereid als we waren, spraken we meteen onze contacten in Oekraïne aan en konden we efficiënt te werk gaan. Al snel werd duidelijk dat het een hele uitdaging zou worden om KAA Gent amper 10 dagen later al naar de Oekraïense hoofdstad te laten afreizen. Visums werden in spoedprocedure in orde gemaakt, dieetwensen werden besproken, de mooiste hotels werden gecontacteerd, transfers vastgelegd, vluchturen werden besproken,…

Een dag voor de aftrap konden we gerust ademhalen. Charter: check, spelersbus: check, materiaalwagen: check, politiebegeleiding: check, alle kamers op hetzelfde verdiep: check, lege minibars, geen pay TV: check, kamerindeling: check, massagekamer: check, diners in privéruimte: check, dieetwensen: check, vergaderzaal: check, water op de kamers: check,…

De 38-koppige delegatie van KAA Gent kon met een gerust hart naar de wedstrijd toeleven. Ter plaatse zorgde onze eigen medewerker dat alles vlekkeloos verliep. Dit kon al eens voor een stressmoment zorgen, want qua afgesproken timings neemt men het in Oekraïne niet zo nauw… Hoewel de Buffalo’s met 3-0 onderuit gingen tegen een sterk Dynamo Kiev, mogen wij terugblikken op een organisatorisch geslaagde 3-daagse.

dinsdag 17 augustus 2010

World Cup 2010: South Africa!

Sinds 1998 bezoeken we met ons team zowat elke belangrijke afspraak in de Mondiale voetbalwereld, dat het nu een Europees Kampioenschap is, een World Cup of een Champions League finale. Way2events is present. Voorafgaand aan de World Cup 2010 deden er allerlei gevaarlijke verhalen rond veiligheid, organisatorisch zou het een drama zijn, de lokale bevolking zou er niet warm voor zijn, het is er winter enz…. Nu goed het had zijn effect niet gemist de belangstelling in gans Europa was dramatisch. In Duitsland opende de officiële reispartner de dag na de loting een extra call-center open wat na 2 dagen werd gesloten daar er maar 2 aanvragen waren. Onze oranje gekke Nederlanders welke sinds 2004 in Espinho Portugal de ORANJECAMPING hadden gecreëerd reageerde niet op mogelijke boekingspackages.

Met als gevolg dat de meeste Europese gespecialiseerde incentive agencies besloten om ook niet “ full power staff” ter plaatse te sturen, dus ook Way2events niet. Maar het er kwamen wel boekingen binnen en het bloed kruipt waar het niet gaan kan, het begon te kriebelen en uiteindelijk besloten we op 10 juni maar de vluchten en travelschema vast te leggen om lokaal toch een extra persoon te hebben. Sowieso was er al een staff-lid in Kaapstad en was er ook 1 medewerker welke full-time het Nederlands Elftal volgde om klanten op te vangen. Daar de nadruk lag op de 2 de groepswedstrijden welke sowieso beslissend zijn. Bedoeling was om de contacten uit Europa een keer te zien, het land wat te verkennen en vooral de mogelijk topteams live aan het werk te zien. Vertrek lag vast op 16 juni terug vertrek terug op 22 juni , 5 wedstrijden ( Argentinie, Engeland,Nederland,Brazilë en Spanje) , 3 steden, 3 grootste stadions en 3 binnenlandse vluchten…. WAKA WAKA This Time for Africa !


Dag 1 – Woensdag 16 juni 2010 :


Om niet aan het toeval over te laten toch maar gekozen voor Lufthansa met vertrek uit Brussel , voordeel was dat we dan een rechtstreeks nachtvlucht hadden vanuit Frankfurt welke ’s morgen zou toekomen in Joburg. Andere optie was Via KLM codeshare met Kenya Airways maar dan was er een vertrek vanuit Amsterdam rechtstreeks op Nairobi met dan ’s morgens een vlucht op Joburg. Niet zo’n goed idee, daar bij mondiale events de luchthavens vaak propvol zitten. De slots iets te krap berekend worden, met als gevolg dat men vaak vertragingen heeft. Daar mijn eerste wedstrijd op Donderdag 13.30u Argeninie-Noord Korea was , konden we een vertraging missen als kiespijn…

Dus woensdag om 19.20u zouden we de lucht ingaan richting Frankfurt, landen rond 20.15u konden we daar nog even de wedstrijd Bafana Bafanan – Uruguay op TV kijken en dan richting Joburg om 22.35u. Zouden want wegens storm was er 1 van de 3 landingsbanen in Frankfurt afgesloten met als gevolg dat we +/- 1,5u vertraging hadden. De eerste vloek klonk binnensmonds, met een vertrek rond 21.00u zou het een kamikaze opdracht worden om de vlucht richting Joburg te halen… Wetende dat de luchthaven van Frankfurt reusachtig is en de afstand tussen beide Gates een kleine 3-4 km inclusief een extra veiligheidscheck is, zag het er niet rooskleurig uit. Ok om 21.00u de lucht in na wat rondcirkelen en andere vliegtuigen voorrang te gaven uiteindelijk om 22u touch-down in het vorige Word Cup land. Er zaten redelijk wat mensen op die verbindingsvluchten hadden welke allemaal werden overgeboekt naar morgen ( Dresden, Munchen, Hamburg enz…). De onze werd niet afgeroepen dus er was nog hoop. Samen met mij moest een Zuid-Afrikaan hetzelfde parcour afleggen. De rugzak vastsjorren en rennen maar, bij uitkomen van de gate even de grond staff van Lufthansa laten weten dat we er aankwamen, ze belde even en we hadden 25min…. Nu is mijn conditie niet meer die van 10 jaar geleden dus een serieuze uitdaging. Mijn loopmaat haakte af na 5 min,” YOU GO YOU GO AND HOLD THE PLANE” waren zijn laatste woorden. Na 25 min en de run of my life inclusief een veiligheidscheck op 30 sec was ik net op tijd. Uithijgend mijn verhaal gedaan, dat er nog iemand kwam. Geen probleem wist me die Duitse stewardess te vertellen, hij heeft nog 2 min. Na wat gediscuteerd te hebben ( lees tijd winnen kwam hij na 8 minuten opduiken ). Hij ging ook Argentinie kijken dus had geen andere optie. Mooi zo , hij aanwezig , en jip hij kreeg een upgrade naar business class bleek later… Toch iets gemist kennelijk….

Op het vliegtuig stond alles in het teken van de World Cup , Lufthansa gaf iedereen een coverseat mee voor in het stadium, ze maakte reclame voor de nieuwe A-380 waar de Manschaft mee naar Joburg was gevlogen als doop, het eten was voetbalgetint en ze gaven verslagen van de afgelopen wedstrijden. Naast me zat een Nederlander die ook 4 dagen ging met een groepje en ook een helletocht achter de rug had wegens een gecancellede vlucht van SA Airways vanuit Amsterdam. Maar eind goed al goed ! Na het eten een poescafeke + een slaappilletje en we zouden uitgerust aankomen in Joburg !


DAG 2 – Donderdag 17 Juni 2010 : Argentinie – Noord Korea – Joburg / Soccercity


Mooi op tijd lande we om 08.50u in Joburg! Wegens onze vertraging was onze bagage er natuurlijk niet bij , daar ik Donderdagavond al dadelijk doorvloog op Kaapstad, had ik weinig hoop maar goed nooit geschoten is altijd mis. Mijn bagage zou vrijdagmorgen toekomen in Joburg en dan richting Kaapstad komen. Vanaf de luchthaven dadelijk door met de taxi richting Soccercity, na wat telefonisch contact met wat bekende van de pers ( welke me uitnodigde voor de eerst wedstrijd ) afgesproken aan de MC Donalds vlak aan het stadion. Daar zou hun chauffeur me oppikken om vlot “ voor de deur “ afgezet te worden. Alles verliep volgens plan en om 11u zaten we in het perscentrum. De wedstrijd was leuk en het stadion schitterend. Alles was tegen de verwachting in goed georganiseerd dus alles liep op wieltjes. Over de wedstrijd ga ik niet bloggen daar dit niet onze corebusiness is, daarvoor bestaan sportblogs! Het was we een keer een leuke ervaring om de wedstrijd vanuit de perstribune te volgen en alle herhalingen dadelijk te kunnen volgen vanuit allerlei hoeken. Na de wedstrijd had ik nog even afgesproken met wat kennissen welke gedurende gans de maand het WK zouden volgen. Ze logeerde bij een neef van hun in de buurt van Bloemfontein en bezochten bijna dagelijks ergens een wedstrijd. Via de gedeugde van de gsm was het niet zo moeilijk ze tussen de 90.000 andere toeschouwers te vinden. Even van gedachten gewisseld , zij waren over alle vlakken vol lof dus dit gaf hoop! Rond 16u stond onze chauffeur voor de ingang klaar richting aparthotel waar ik bij onze persmuskieten even een douche kon nemen alsook kon ik daar wat kleren kopen daar hun aparthotel was gevestigd in een hypermoderne state-of-the art mall. Leek wel Wijnegem shopping in het klein… Rond 18u sprong ik terug de taxi in richting luchthaven voor mijn vlucht richting Kaapstad met Kulula! Deze vertrok om 21.10 zodat ik om 23.20 u aanwezig zou zijn. Want vrijdag was het Engeland-Algerije !
Alles verliep voorspoedig en naast me zaten 2 Engelse inwijkelingen welke reeds 20 jaar in Joburg verbleven en natuurlijk hun team morgen ook gingen aanmoedigen. Ze bezorgde nog wat extra info en rade me aan om toch even ene park te bezoeken ten Noorden van Joburg : Pilanesberg. Mijn collega had net een verjaardagsfeestje bij aankomst dus zakte we nog even af naar de locale pub Hemisphere op de 31 ste verdieping van het ABSA gebouw, met een prachtig uitzicht over de stad. We spraken met de eigenaars enkele die-hards USA fans om de wedstrijd USA-Slovenie welke vrijdag om 16u gespeeld zou worden te volgen in het enige 6-sterren hotel van Zuid-Afrika nl. The One and Only.




DAG 3 – Vrijdag 18 juni : Engeland-Algerij : Cape Town

MATCHDAY !!!! Een wedstrijd van Engeland volgen op een WK of Euro blijft steeds speciaal, hun fans volgen hen tot op de Zuidpool dus was Kaapstad een makkie voor hen. De dag vroeg begonnen met een bezoek aan de Tafelberg maar ook hier weer in snelheid gepakt door de Engelse cultuurfans. Zoals in Walibi stonden er bordjes vanaf hier nog 2u. Dit was iets teveel van het goed dus terug naar beneden met een Duitse Worldcupganger die dankzij zijn loneyplanet ons een leuke rondleiding bezorgde in Kaapstad. Daar het stilaan 13.30u aan het worden was en we de wedstrijd Duitsland-Servie toch even op scherm wenste mee te pikken besloten we af te zakken naar DEN ANKER , onze Belgische trots aan het Waterfront.
Het Waterfront was al stilaan opnieuw gekoloniseerd door enkele duizenden Engelse fans dus de sfeer in combinatie met het mooie weer was zalig. Memorabel moment was het doelpunt van onze stiefbelg Jovanovic. Heel het Waterfront veerde recht ( daar de historische banden Duitsland – Engeland niet zo goed zijn http://www.youtube.com/watch?v=KUuC4ehOHhE ), werd muistil toen hij de gracht insprong en haalde opgelucht adem toen hij boven de reling uitkwam (http://www.youtube.com/watch?v=JhqbLLl5PZ0&feature=related ). Na de wedstrijd en het lekkere eten op weg naar de One@Only ( http://capetown.oneandonlyresorts.com/ ) om de wedstrijd USA-Slovenie op scherm te bekijken.
Mooi hotel in ieder geval wat voor matchday ook was ingepalmd door naast de fifa hoogwaardidheidsbekleders ook een resem Engelandfans dus sfeer gegarandeerd. Stilaan maakte we ons op voor de het hoogtepunt van de dag Engeland-Algerije. Na een leuke sfeervolle wandeling van het stadscentrum tot aan het stadion bleek de match op zich een tegenvaller 0-0, gelukkig maakte de Englandfans veel goed (http://www.youtube.com/watch?v=evxBMPo06ks ).

Na de wedstrijd stond er geen verdiende nachtrust op het schema wel een nachtvlucht richting Durban voor Nederland-Japan op zaterdag !


DAG 4 – Zaterdag 19 Juni : Nederland – Japan : Durban

Omwille van het cancellen van een mooi ochtendvlucht op zaterdagmorgen rond 8u kregen we in de plaats een nachtvlucht met vertrek om 03.00u dwz om 01.00u inchecken en toekomen rond 05.00u in Durban. Pittig schema dus gelukkig had onze man te r plaatse het geregeld gekregen dat we ook in het hotel van Oranje verbleven. Steeds leuk om de sterren aan de ontbijttafel rustig te zien paraderen. Leuke anekdote vond plaats toen we toevallig in de lift stonden met een Portugees die een liter bier aan het drinken was ( zo’n vaas ), Sneijder en Kuyt. Toen we vroegen wat onze Portugees zou drinken om 22u ’s avonds als hij om 10u ’s morgens al aan de liters bier zat konden de profs hun lach niet inhouden. Om 13.30u stonden we als een van de enige niet in het oranje te gnieten van de zon en het volkslied (http://www.youtube.com/watch?v=YSLnWIYowOw ).
Na de wedstrijd zochten we opnieuw onze persmuskieten op om een leuke strandwandeling te maken en te gaan genieten van Ghana – Australie in het fandorp op het strand. ‘s avonds gingen we rustig iets etenin een Amerikaans look-a-like amusementscenter annex casino. En raar maar waar vroeg het bed om na 3 nachten nog een keer een normale nachtrust te hebben.


DAG 5 – ZONDAG 20 juni : Brazilie – Ivoorkust : Joburg

Na een normale nacht stond er een middagvlucht op het schema van Durban richting Joburg. Daar zouden we de laatste 2 wedstrijden meepikken om dan terug naar Belgie terug te keren. Na een voorspoedige vlucht en terug ingechecked te zijn in ons aparthotel eerst even de wedstrijd van 16.00u meepikken op tv om dan rustig naar het stadion af te zakken. Toen ik de taxi wou inspringen vroeg een Mexicaanse journalist of hij mee kon rijden noaar Soccercity, geen probleem en zo gezegd gedaan. Hij werkte voor Televisa, de grootste Mexicaanse zender welke dan ook nog een keer de grootste studio bleek te hebben op het international broadcasting centrum. OK maar First things First een kaartje scoren voor de wedstrijd. Voor elke wedstrijd stonden er wel jongens met tickets te zwaaien maar niet vandaag daar iedereen op een Worldcup de seleção live aan het werk wil zien. Uiteindelijk toch 2 tickets op de kop kunnen tikken van enkel die-hard Brazil fans welke al caught surfing hun national trots achterna reisde. De sfeer was uniek te noemen i gezelschap van enkele Engelse Spurs-trainers, onze Braziliaanse vrienden en wat andere nationaliteiten zagen we de kanaries resoluut de overwinning opeisen. Na het einde van de wedstrijd nam mijn Mexicaanse gids me mee voor een exclusieve rondleiding in verschillende tv-studios in het IBC. Televisa had Zidane als analist en was met een kleine 150 journalisten aanwezig , ter vergelijking de VRT met een 15 tal. Toch een indrukkend schouwspel om daar in het hart van de media rond te dwalen.


DAG 6 – MAANDAG 21 juni : Spanje - : Joburg

Onze afsluitende wedstrijd zou Spanje- Honduras worden zo hadden we op 5 dagen de 5 big teams ( Nederland-Argentinie-Brazilië-Spanje-Engeland ) live gezien alsook de 3 finale stadions ( Kaapstad – Joburg – Durban ) en een stukje van het prachtige Afrikaanse landschap. Maandag begon reeds om 06u want de gids kwam ons ophalen voor een tocht naar Pilanesberg. (http://www.gozuidafrika.com/parken/parken_detail.php?recordID=Pilanesberg%20Nationale%20Park ). En van de grote en mooie parken in Zuid-Afrika. Na een dagje Neushoorns, Olifanten, Giraffen, Buffels, enz…. mochten we nog 1 maal genieten van een wedstrijd…. De Spaanse armada live aanschouwen in hun rush naar de wereldtitel. Als toetje hadden we voor deze wedstrijd plaatsen in een loge samen met enkele Engelse Liverpoolfans, enkele Zuid-Afrikaanse Sony gasten en weer enkele Mexicaanse vips. Uiteindelijk werden we 2u na de wedstrijd vriendelijk verzocht om de loge te verlaten daar we nog de enige aanwezig waren in het stadion. Wel een schitterende voetbalsfeer waar de Engelse YNWA ten gehoren brachten en de Mexicanen hun nationale hyme. Nog snel even het veld van kortbij inspecteren en dan met een vat vol emoties en belevenissen op naar een nieuw eventseizoen ! Op dinsdag maakte we nog even de wedstrijd Zuid-Afrika – Frankrijk mee op de luchten van Joburg en dan was het echt helemaal game over.